Mes clients sont-ils prévenus quand je les importe ?

Non. L'import dans Simplycure est silencieux : aucune fiche créée ne déclenche d'email. Vos clients ne reçoivent un message que si vous choisissez de les inviter à votre boutique à la dernière étape, une option décochée par défaut. Dans ce cas, l'email part de votre part et non de celle de Simplycure, et vous en voyez l'aperçu avant de confirmer.

Mon fichier n'a pas de ligne d'en-tête, est-ce un problème ?

Non. Les informations sont identifiées d'après leur contenu, pas d'après le nom des colonnes. Un fichier sans en-tête, avec des intitulés en anglais ou en néerlandais, ou avec les colonnes dans un ordre inhabituel passe sans retouche. La seule exigence porte sur le contenu : un prénom, un nom et un email pour chaque client.

Combien de clients puis-je importer en une fois ?

Jusqu'à 500 lignes par import. Pour une liste plus longue, découpez-la ou relancez simplement un second import avec la suite. Les clients déjà présents dans votre compte sont reconnus et ignorés, vous ne créez donc pas de doublon, même si les deux fichiers se recoupent. Vous pouvez relancer un import autant de fois que nécessaire.

Que se passe-t-il si un client figure deux fois dans mon fichier ?

Le doublon est repéré à l'étape de vérification, et une seule fiche est créée. Le contrôle vaut aussi par rapport à votre compte : un client déjà enregistré apparaît avec le statut « Déjà chez vous » et il est ignoré par défaut. Une ancienne fiche inactive est, elle, réactivée et complétée avec les informations du fichier.

Deux personnes d'une même famille partagent une adresse email, comment faire ?

La seconde ligne apparaît avec le statut « Email partagé ». C'est un signalement, pas un blocage : vous confirmez explicitement qu'il s'agit bien d'une personne distincte, et les deux fiches sont créées. C'est typiquement le cas quand un parent gère l'adresse de toute la famille.

Mon logiciel ne propose aucun export, que faire ?

Demandez-le à son support : à la fin de la relation, le RGPD impose au sous-traitant de renvoyer ou de supprimer les données, selon votre choix (article 28). Doctoranytime et Médoucine, par exemple, transmettent le fichier sur demande par email. Plus rapide en attendant : affichez votre liste à l'écran et faites une capture, elle se dépose comme un fichier.

Exporter son fichier clients : Doctolib, Resalib, Calendly

Q: Puis-je importer une liste écrite à la main ?

Oui. Photographiez la page et déposez la photo comme un fichier. Relisez l'aperçu avec attention : une écriture manuscrite ou une image floue peut produire une lettre ou un chiffre approximatif. Chaque ligne se corrige directement dans le tableau de vérification, et rien n'est créé avant votre confirmation.

Q: Que devient mon fichier après l'import ?

Il n'est pas conservé. Seules les fiches que vous avez validées sont enregistrées dans votre compte. Les données sont hébergées en Europe et ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles. Si votre export contient des notes que vous ne souhaitez pas transférer, supprimez la colonne avant l'import : elle serait reprise dans les fiches.

Vos données se récupèrent, même sans bouton d'export

En règle générale, dans la relation entre un praticien et l'éditeur de son agenda, c'est le praticien qui décide des données collectées et de leur usage : il est responsable du traitement. L'éditeur, qui les héberge et les gère pour son compte, est son sous-traitant au sens du RGPD.

Le règlement encadre la fin de cette relation. L'article 28, paragraphe 3, point g, prévoit que le sous-traitant, « selon le choix du responsable du traitement, supprime toutes les données à caractère personnel ou les renvoie au responsable du traitement au terme de la prestation de services relatifs au traitement ». Un outil sans bouton d'export ne vous enferme donc pas : à la fin du contrat, il doit vous renvoyer vos données si vous le demandez.

En pratique, deux cas de figure :

L'export est en libre-service : Doctolib (pour un administrateur), Resalib, Calendly, Google Contacts.
L'export se demande par email : Doctoranytime et Médoucine transmettent le fichier sur demande.

Les exports outil par outil

Le tableau récapitulatif, en fin d'article, résume les sept cas en une vue.

Doctolib

L'export du fichier est réservé aux administrateurs du compte. Un praticien indépendant, seul administrateur et dont l'identité est vérifiée, y a accès directement. Dans les autres cas, il faut en faire la demande au support Doctolib, qui annonce un délai de 10 jours après validation.

La marche à suivre :

Cliquez sur l'engrenage en haut à gauche, puis sur « Paramètres avancés » et « Données ».
Ouvrez l'onglet « Exports » et choisissez « Données des patients ».
Définissez les dates, le « Format de l'export » et le « Format de sortie de l'en-tête ».
Cliquez sur « Exporter le fichier », saisissez votre mot de passe et cochez la certification relative au RGPD et au secret médical.
Téléchargez le fichier quand son statut passe à « prêt ».

Le format complet contient notamment le nom, le prénom, la date de naissance, l'e-mail et le téléphone portable, mais aussi des colonnes comme « Remarque », « Provenance » ou « Nom du médecin traitant ». Le format simplifié se limite au nom, au nom de naissance, au prénom, à la date de naissance, au téléphone et aux derniers motifs de consultation. Il ne contient pas l'email. Pour un import, prenez le format complet.

Resalib

Connectez-vous à votre compte praticien et ouvrez l'onglet « Clients ». En bas à gauche de la page, cliquez sur « Télécharger la liste des clients en CSV ». Le fichier se dépose tel quel, sans retouche.

Calendly

Ouvrez la page « Calendar », filtrez les rendez-vous à inclure (par période ou par membre de l'équipe, par exemple), puis cliquez sur « Export » en haut à droite. Le fichier CSV se télécharge, ou arrive par email. Il contient le nom et les coordonnées de chaque personne qui a réservé. La fonction n'est pas incluse dans la formule gratuite de Calendly. Limite propre à l'outil : un client qui n'a jamais réservé en ligne n'y figure pas.

Google Contacts

Sur ordinateur, sélectionnez les contacts à exporter (un libellé, quelques fiches, ou tous via « Actions de sélection » puis « Tous »). Cliquez sur « Autres actions », puis « Exporter », choisissez « Google CSV » et validez.

Doctoranytime et Médoucine

Aucun des deux ne propose d'export depuis l'espace professionnel. Doctoranytime invite à demander son fichier en écrivant à info@doctoranytime.be. Médoucine indique que la fonction n'est pas encore prise en charge dans l'espace Pro, et envoie le fichier clients sur demande à service@medoucine.com.

Un tableur

Si votre fichier vit déjà dans Excel, gardez-le tel quel. Depuis Google Sheets ou Numbers, téléchargez-le au format Excel ou CSV, ou copiez-collez simplement les lignes.

Ce que ça change pour vous. Avant d'exporter, vérifiez une seule chose : que l'email de chaque client figure dans le fichier. C'est l'information absente de l'export simplifié de Doctolib, et c'est celle sans laquelle Simplycure ne peut pas créer la fiche. Le reste se corrige après coup.

Ce que le fichier doit contenir, et ce qu'il peut laisser de côté

Pour créer une fiche, trois informations sont indispensables : le prénom, le nom et l'email. Le téléphone, la date de naissance, le sexe et des notes sont utiles, mais facultatifs : ils se complètent plus tard depuis la fiche.

Le reste n'a pas besoin d'être nettoyé. Dans Simplycure, les colonnes en plus (montants, motifs de consultation, numéros internes) sont ignorées. Vous n'avez donc pas à les supprimer.

Seule exception : les notes. Une colonne de notes est reprise dans la fiche. Si celles de votre export contiennent des informations que vous ne voulez pas transférer, supprimez la colonne avant l'import. Le RGPD va dans ce sens : son article 5 demande que les données soient « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire » au regard de leur usage (principe de minimisation). Un outil de recommandation de compléments n'a pas besoin de l'historique de vos consultations.

Côté mise en forme, rien à préparer. L'ordre des colonnes, leur intitulé, leur langue et même l'absence de ligne d'en-tête n'empêchent pas l'import : les informations sont identifiées d'après leur contenu.

Pas d'export possible : la capture d'écran ou la photo

Votre outil n'est pas dans la liste, ou la demande d'export traîne ? Deux solutions.

La capture d'écran : affichez votre liste de clients à l'écran et faites une capture. Simplycure sait la lire.
La photo : une liste imprimée, ou même un carnet tenu à la main, se photographie et se dépose comme un fichier.

Dans les deux cas, prenez une minute de plus pour relire l'aperçu avant de valider. Une écriture manuscrite ou une image floue peut produire une lettre ou un chiffre approximatif. Tout se corrige à l'étape de vérification.

Importer le fichier dans Simplycure, en quatre étapes

Ouvrir l'import. Depuis la page Clients, cliquez sur « Importer mes patients ».
Déposer la liste. Glissez votre fichier (PDF, Word, Excel, CSV ou photo) ou collez votre liste dans la zone de texte libre. Cochez la case qui confirme votre autorisation à importer ces données : elle est obligatoire pour lancer l'analyse.
Vérifier. L'analyse prend quelques secondes. Chaque ligne s'affiche avec son statut. Vous corrigez directement dans le tableau, vous incluez ou excluez qui vous voulez.
Confirmer. Cliquez sur « Confirmer et créer » : les fiches sont créées immédiatement. Avant ce clic, rien n'existe.

Un import accepte jusqu'à 500 lignes. Au-delà, relancez un second import : les clients déjà présents sont reconnus et ignorés, sans risque de doublon.

Lire l'écran de vérification

Prêt : la ligne est complète, elle sera créée telle quelle.
Déjà chez vous : ce client existe déjà dans votre compte. Il est ignoré par défaut.
À réactiver : une fiche inactive existait déjà. Elle est réactivée et complétée avec votre fichier.
Email partagé : l'adresse est déjà utilisée par une autre personne, typiquement dans une famille. Vous confirmez qu'il s'agit d'une personne distincte.
Invalide : il manque le prénom, le nom ou l'email, ou l'information est illisible. Vous complétez la ligne, ou vous l'excluez.

L'outil fait aussi deux contrôles. Les doublons sont repérés à l'intérieur du fichier comme par rapport à vos clients existants : une seule fiche est créée par personne. Et les fautes de frappe courantes dans les emails sont corrigées, avec la possibilité de revenir à l'adresse d'origine.

Après l'import : invitations et confidentialité

L'import est silencieux. Vos clients ne reçoivent rien au moment de l'import. À la dernière étape, une case vous propose de les inviter à votre boutique. Elle est décochée par défaut. Si vous la cochez, vous voyez l'aperçu de l'email et le nombre d'envois prévus, l'email part de votre part, et les invitations sont envoyées progressivement.

Vos données restent en Europe. Elles sont hébergées en Europe et ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles. Le fichier déposé n'est pas conservé : seules les fiches que vous avez validées sont enregistrées dans votre compte.

Les menus des logiciels évoluent. En cas d'écart avec ce guide, la page d'aide officielle de chaque éditeur, en lien dans les sources, fait foi.

Pour aller plus loin

Votre fichier clients dans Simplycure

Simplycure réunit plus de 4 500 produits de 250 laboratoires sur une seule plateforme : vous recommandez, votre client commande et il est livré directement, sans stock au cabinet. Votre fichier clients s'y importe depuis la page Clients, sans ressaisie. Créer un compte praticien gratuit.

Sources

Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), article 5, paragraphe 1, point c (minimisation) et article 28, paragraphe 3, point g (restitution des données par le sous-traitant), texte publié par la CNIL : chapitre 2, chapitre 4
Doctolib, « Exporter la base patient » : doctolib.zendesk.com
Resalib, « Export du fichier clients » : documentation praticien
Calendly, « Tracking and reporting » : calendly.com/help
Google, « Exporter des contacts » : support.google.com
Doctoranytime, « Comment récupérer mes données » : pro.doctoranytime.doctor
Médoucine, « Comment utiliser la liste client » : aide.medoucine.com
Simplycure, « Importer ma liste de patients dans Simplycure » : support.simplycure.com

Outil	Export en autonomie	Où le trouver	Format	Le point à surveiller
Doctolib	Oui, pour un administrateur	Engrenage, Paramètres avancés, Données, onglet Exports	Complet ou simplifié	Choisir le format complet : seul il contient l'email
Resalib	Oui	Onglet Clients, bouton en bas à gauche	CSV	Aucun
Calendly	Oui, hors formule gratuite	Page Calendar, filtres, Export	CSV	Ne contient que les personnes qui ont réservé
Google Contacts	Oui	Sélection, Autres actions, Exporter	Google CSV	Sélectionner le bon libellé, ou tous les contacts
Doctoranytime	Non	Demande à info@doctoranytime.be	Transmis par l'équipe	Format et délai à préciser avec eux
Médoucine	Non	Demande à service@medoucine.com	Transmis par l'équipe	Fichier envoyé par le service client
Excel, Google Sheets, Numbers	Déjà chez vous	Votre fichier	XLSX ou CSV	Depuis Sheets ou Numbers, télécharger en Excel ou CSV, ou copier-coller les lignes

Statut	Ce que ça veut dire	Ce que vous faites
Prêt	La ligne est complète	Rien, elle sera créée telle quelle
Déjà chez vous	Ce client existe déjà dans votre compte	Rien, il est ignoré par défaut
À réactiver	Une fiche inactive existait déjà	Elle est réactivée et complétée avec votre fichier
Email partagé	L'adresse est déjà utilisée par une autre personne, typiquement dans une famille	Vous confirmez qu'il s'agit bien d'une personne distincte
Invalide	Il manque le prénom, le nom ou l'email, ou l'information est illisible	Vous complétez la ligne, ou vous l'excluez

Exporter son fichier clients depuis Doctolib, Resalib ou Calendly : le guide 2026